规章制度，是公司得以正常运作的规则标准，是公司内的“法律”，我国《公司法》、《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规均规定，公司有权制定自己的规章制度。尤其在劳动关系领域，规章制度尤为重要，薪酬、绩效、奖惩、培训、休假等，每一个领域也不能离开规章制度。然而，实务中，用人单位的规章制度往往会存在各式各样的问题，导致不能很好的发挥作用，尤其是在其公示和告知上出状况，真心让人惋惜。
一、 公示或告知是规章制度生效的必要条件
《劳动合同法》第四条规定“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
而《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条则更加直白的表示：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据”，由此可知，规章制度的公示或者告知，是该规章制度得以生效，也即作为劳动争议案件审理依据的必要条件。
二、 公示或告知的方式
通常，用人单位可以采取的公示或告知的方法很多，可谓五花八门，本文简要列举一些常见方法。
1. 员工手册签收
这是最常用和简单有效的方式。每人一本小册子发下去告诉员工阅读，再请员工在签收页上签上名字就完成。将签字页单独保存或者放入员工个人档案都可以。
2. 规章制度的传阅签字
这也是企业经常采用的方式，规章制度大家传阅或者共同学习阅读，然后所有阅读的人签字证明知悉内容。
3. 统一培训学习，保留培训资料及签到凭据
这是非常好的方式，因为，同时将规章制度的内容向员工进行了口头的讲解和解答，学习效果比自行阅读要好很多，而且学习的签到页也保留了下来。
4. 公司网络公示，并在劳动合同中告知
很多用人单位的规章制度都会在公司内网上公告，甚至长期登载在内网上，这也是一种告知方式。但是，需要注意，首先，这种告知方式本身，也需要书面告知员工；其次，这种方式对于能够登录的员工有效，不具备登录条件的，则不适用。
除了上述几种最常用的方式外，还有很多方式可以采用，比如统一发送到邮箱、在公告栏中公示，甚至微信、微博公示等，都可以采用。但是，这里需要提示的是，在采用某种方式时优选利于证据保留的方式，或者多种方式结合使用，效果会更好。
三、 实务中常见公示或告知盲区
虽然公示或者告知并不是一个非常复杂或者困难的问题，但是，在实务中还是经常会遇到各种情况，导致用人单位在仲裁或诉讼中失利。针对如下员工，企业HR人员请多注意：
1. 病假、产假、工伤假员工
通常公示或告知对于在岗人员比较容易完成，但是，未在公司人员容易被忽略或因各种原因未被告知，然而往往这部分人却是发生争议或纠纷的高发人群，需要高度关注。
2. 本公司外派其他公司工作员工
这些人虽然与本公司签订劳动合同，但是长期在其他公司工作，也容易在告知程序中被忽略。
3. 劳务派遣员工
尤其是短期派遣的人员，通常是HR规章制度告知工作的盲区，由于不是本公司正是员工，可能在公司工作时间不一定太长，常被误认为风险较小。
4. 新入职员工
很多用人单位，因为急缺人工作，在入职手续上就有所俭省，或者公司定期采取的告知程序时间未到，从而导致这些员工的告知程序欠缺。
四、律师告知小提示
为了避免因为规章制度公示或告知而产生的各种法律风险，建议用人单位着重注意以下几个方面的工作：
第一，注意保存公示或告知的证据，避免出现告知了未保留证据，或者当时保留了证据，时隔一段时间后遗失的情况发生。
第二，加强对新入职员工的培训及入职文件的配备。对于新员工，不论是批量入职还是单个入职，培训工作必须跟上，应当签收和阅读的规章制度同时要配备到位。这里的新员工，也包括一个集团下不同子公司间流动的人员。
第三，注意员工通讯地址和通讯方式的有效性。不管是公司的通知，还是规章制度的告知，如果采取邮寄的方式，有效的通讯地址是必要条件。因此，公司在员工入职时或平时做好基本功，保留和更新员工的有效地址。
第四，在新旧规章制度更替时更应谨慎，新的规章制度生效，通常会宣布旧规章制度失效。如果有公示或告知不到位，可能就产生适用的盲区，造成不必要的麻烦。