劳动合同管理是指根据国家法律、法规和政策的要求，运用组织、指挥、协调、实施职能对合同的订立、履行、变更和解除、终止等全过程的行为所进行的一系列管理工作的总称。劳动合同管理是人力资源管理中重要的一个环节。加强劳动合同管理，提高劳动合同的履约率，对于提高劳动者的绩效，激发劳动者的积极性，维护和谐的劳动关系，促进企业的健康发展来说具有十分重要的意义。本文拟通过一则案例向大家简单介绍下劳动合同管理中可能出现的法律风险隐患，希望能够帮助到大家。


一、哪些文档应当是用人单位应该着重保存的呢？

简要列举如下：


1、 《入职登记表》及原单位开具的《离职证明》；
2、劳动者身份与资历证明、体检报告等；
3、《劳动合同书》及附件；
4、劳动者签字确认的规章制度、考勤登记表、工资条、社保声明、请假条、绩效考核结果等；
5、劳动者申请病假提交的诊断书、医嘱等；
7、《保密协议》；
8、《竞业禁止协议》；
9、劳动合同补充协议；
10、劳动合同变更协议；
11、其他用人单位在人力资源管理中使用的文件。


二、原件的归档保存


用人单位为什么要将劳动合同相关的文件原件进行归档保存？一方面，这是用人单位治理公司的必须；另一方面，也是劳动合同法等相关法律法规对用人单位的要求。


《劳动合同法》第五十条规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”
《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条规定：“发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。”
《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第三十九条规定：“当事人提供的证据经查证属实的，仲裁庭应当将其作为认定事实的根据。劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据，仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的，应当承担不利后果。”
《劳动人事争议仲裁办案规则》第十七条规定：“当事人对自己提出的主张有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。”
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（三）》第九条规定：“　劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。”


从以上法律法规、司法解释的规定可知，用人单位对劳动合同的文件的档案管理，不仅是管理企业之需，更是在处理与劳动者之间劳动争议时维护自身合法权益的必须工具。立法机关基于在劳动合同关系中用人单位处于较为优势的地位这一基本事实，将较多的举证责任转到到用人单位身上。


因此，即使用人单位在管理劳动者的过程中严格履行了劳动合同法等相关法律法规的规定，也难免遇到不诚信的劳动者恶意纠缠。因此，用人单位做好劳动合同相关文件原件的存档，是用人单位人力资源部门的首要任务。