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律师随笔

财务纠纷:秋后算账,不如春天算账
作者:欧阳诚构 律师  时间:2022年04月13日

(作者:欧阳诚构 北京高勤律师事务所律师 合伙人,本文系原创,如需转载应备注作者和来源)
导言:在合资合伙经营或者项目管理中,常常会产生与财务相关的法律纠纷。目前这类纠纷是非曲直,最后往往只能求助财务审计。然而,审计是一种事后监督,效果往往难以满足当事人的期望。如果各方能在事先采用预算制度,并围绕预算、决算权利,合理设计合同条款和治理结构,把预算和法律结合起来,可以在很大程度上实现经营管理的过程控制,避免事后审计的困境。
经管难题:财务纠纷难处理,审计效果不理想
跟人合伙做生意很难,难在出钱的担心钱被乱花了,用钱的担心钱花掉后说不清楚,这是常见的矛盾和争议。笔者经常碰到公司小股东抱怨,大股东控制下的公司财务不透明,小股东对财务没有任何话语权。不仅公司管理如此,一些项目管理,也存在类似问题。例如,在物业管理领域,业主非常关心物业费支出和公共收益等情况。物业公司天天说亏钱,而业主对小区每年几百万上千万物业费怎么花掉的也是疑问重重。
涉及财务问题的争议,目前常见的法律手段便是知情权和财务审计。股东、合伙人、业主等利益相关人通过知情权获取相关的财务会计资料,自己审查或者聘请专业会计师对争议的财务问题进行审计。审计在有些情况下会有用,但在多数法律纠纷中,审计效果往往难以让人满意,其原因是多方面的:
1、我国中小企业在很多情况下记账不规范,许多支出确实发生了但没有取得合法凭证,会计记账不全,导致审计无法进行。
2、有些情况下通过知情权也无法获取相关的会计资料,像业主知情权诉讼,法院往往并不支持业主要求公开物业费收支明细和会计账簿的诉求。
3、民营部门的财务审计是按照《企业会计准则》等国家或行业通用会计规则进行的,事实上企业记账出于某种目的(例如避税),账目是失真的,一般泛泛的财务审计难以有效审出问题。
4、财务审计是事后监督,会计资料形成后经过一段时间后,由于人员变动等原因,财务收支的实质内容难以捋清,也会导致审计流于形式。
5、最后也是最重要的,审计无法解决经营决策的正当合理性问题(例如利益输送、决策错误等问题)。
解题关键:春天算好账,避免秋后算账
在信任出现问题,审计又不管用的情况下,该如何解决财务纠纷这个痛点呢?事后算账不好用,但要是能事先算好帐,就能在很大程度上避免这些问题。事先算账,就变成了预算。跟审计这种事后监督方式不同,预算是一种事先预测和规划,执行预算的过程其实就是对经营、管理和财务进行监控的过程(既有事先也有事后),这比单纯的事后审计监督相比,更具有优势。
设计合适的预算制度并严格执行,至少有几个方面的好处,能够解决审计监督的缺陷:例如,预算内的开支,属于各方事先同意的开支,也就不存在不合理不正当的争议;预算外的开支,没有经过各方同意或者有效决议通过,即便看似合理,也不能正常列支,这样就能解决前面提到的出钱人不信任、用钱人说不清的情况。而且,基于预算制度,还可以对公司治理结构进行精细设计。例如,可以约定:预算范围内支出由管理层自主决定,超出预算10%,需要股东会过半数通过,超出预算20%,需要股东会60%表决权通过,这样既可以给管理层一定的自由权限,也保证了所有者的最终控制权。此外,如果经营出现问题,详细的预算报告,也可以用于确定责任到底在谁。
在解决企业财务甚至企业经营管控难题上,预算制度具有关键的、不可或缺的价值。一些成熟的企业,往往都建立有完善的全面预算制度(包括投资预算、经营预算和财务预算),通过全面预算制度的制定、实施、分析、评价等过程,对企业的经营管理实现全面监控。我国《公司法》规定了股东财务预决算权利,但在实践中,除了个别比较规范的大企业外,很少有公司重视预算制度和预决算的权利,更别说把把预决算制度用好了。这是现实中广泛存在财务纠纷的一个重要原因。
律师建议:预算结合法律,把经营管理扶上法治轨道
预算具备事先预测、计划性质,跟法律上的允诺所产生的合同权利义务一样,都属于“将来”的范畴,而法律关系可以根据未来的条件进行设计,因此,可将预算事项作为附条件的法律事实对法律关系的设立、变更或终止进行设定。换成人类好理解的语言:就是在经营合同、投资合同、项目管理合同、公司企业章程等法律文件中,设计好预算制度,把某些预算事项作为这些法律文件中的某些权利义务发生、变更的条件。这样设计的结果,就能把预算与法律结合起来,为经营管理增加充分可靠的法律基础,将企业或项目预算纳入法律轨道,对保护公司或项目的利益相关方的合法权利,维护经营管理秩序,起到一个具有根本性的保障作用。举例来说,以下几点方法可供参考:
1、在商谈投资合作时要具体谈谈未来一段时间(比如一年期、五年期)的预算(包括投资预算、经营预算和财务预算)。国内投资者与他人谈合作或者收购股权时,一般仅看看前三年、五年的资产负债表、损益表和现金流量表等财务会计报表,很少去讨论未来的预算。或者,即便讨论也只是梦想般泛泛而谈,不具有现实基础。会计报表反映的是企业过往的经营业绩,对未来预测能力其实非常有限,而投资预算、经营预算和财务预算这些预算报告,则能充分展现企业未来的经营投入计划、盈利预测等经营和财务数据,还可以检验所投资企业的管理规范化和现代化程度,其重要性是财务会计报告无法比拟的。
2、在讨论预算时,要有一定的深度和可执行性,不能过于笼统。过于笼统的预算报告,相当于没有。例如,关于财务预算报告,不能仅提供总科目,起码要到二级甚至三级会计科目。一些重点关注的科目,甚至还需要进一步细化,以便能满足执行和考核的需要。当然,关于企业预算制度的设计、制定和执行,可以参考专业的企业全面预算书籍,此处就不再赘述。
3、在起草相关合同时,应把各方共同认可的预算报告作为合同商务条款的一部分(关于投资经营合同的商务条款,请参考本人另一篇文章:“商务条款:投资经营合同的命脉”),并围绕预算报告中的作为投资经营基础的预测或计划,设计相关的合同条款,例如退出条款、对赌条款、股东会决议条款、授权条款等,做到合同条款精细化设计和管理。
4、在设立企业组织的情况下,要围绕预算报告,在组织章程中设计合适的组织治理结构,合理规定股东会、董事会的决议程序和权限等。例如,规定预算内支出的审批权限归经理层,预算外支出审批权限归股东会(还可以进一步区分情况规定股东会通过的表决权数),预算调整权限归股东会等。
5、组织和人员考核要围绕预算报告进行,例如完成预算收入的某个比例,给与奖惩措施等。
6、要定期考核和决算,避免预而不决,使得预算制度流于形式。
题外话:如果客观条件所限,无法使用预算制度,也可以事先约定一些财务记账原则和方法,对处理财务纠纷也十分有用。例如,约定收入确认的原则、依据和方法,约定核算归属于收入的成本和费用的原则、依据和方法等。这类约定,也有利于预防和处理未来可能发生的财务纠纷。