浅谈合同审查的流程及步骤
合同审查，是为了防范交易风险、维护公司利益，在合同签订之前，公司法律部门及其他相关部门依据法律法规及公司规章制度的要求，针对各个部门送审的合同文本及资料，通过检查、核对、分析等方法，就合同中存在的法律问题及其他缺陷提出修改、增删、调整等意见建议的专业活动。

一、审核流程



一般来讲，一份合同的完整审查的流程包括如下几个环节：



1、经办人起草合同；



2、经办部门领导审核；



3、合同需要部门或执行部门审核；



4、项目主管部门审核；



5、财务投资部门审核；



6、法律部门审核；



7、公司领导审核；



有的公司还将纪检监察部门纳入审批环节。



各个环节审批人员，在审查完毕后，应出具明确、具体的审核意见。每一个审批环节均应有审批时限，各个部门应按时完成审批，如有特殊情况可适当延长。招投标与非招投标合同、常用与非常用合同的审查步骤、时限应有所区别。常用合同审查应注重效率，非常用合同审查应注重风险防范。



二、合同审查的步骤



从合同载体的形式来看，在合同审查的对象可分为纸质合同审查、电子合同审查两种，下面以电子合同审查为例（在“合同管理系统”中实现合同的电子流程审批），简单介绍一下电子合同审查的基本步骤：



第一步：合同经办人员在合同管理系统中起草合同，填写合同基本信息、审批表、并依照规定将合同正文文本、合同附件和公司呈批件及其他背景文件上传到系统。通常情况下，除合同正文文本及附件，还需提交审查的相关资料，应包括如下方面：



1、对方当事人主体资质证明，包括法人营业执照或其他登记证照、经营许可证、资质等级证书等资格证明、签约授权委托书；



2、项目决策文件（中标通知、中选通知、不招标项目申请表等）、批准合同事项的签报、会议纪要、领导批示等；



3、可行性研究报告及合同审查所需的其他文件，包括双方往来信函、邮件、电传、图表等。



合同经办部门不能提供上述文件材料的，建议书面说明原因；不能及时提供相关材料或说明的，后续审批部门则可以相应顺延合同审查期限或者将合同退回经办人处进行补充修改。



第二步：经办部门领导及合同会签部门按照各自的审查职责对合同的内容进行审查，并填写审查意见。



第三步：法律审查人员在合同系统中收到合同审查“待办工作”之后，对合同正文文本、附件及相关背景资料进行形式审查。如果上述资料形式上不完整，则与合同经办人员沟通，要求经办人员补充提供相应资料。



第四步：合同送审资料审查完整后，进入合同文本内容的法律审查阶段。法律审查人员出具同意意见后，将合同提交下一环节审批。如遇经办人人员不接受法律审查人员的修改建议的情况，法律审查人员出具保留意见并说明原因之后，也可以将合同提交下一环节审批。



第五步：公司领导审核合同文本及相关材料，并结合上述各环节审批 人员的意见，同意签订合同的，在合同审批表上签署“同意”意见；不同意签订合同的，可以将合同退至合同经办部门或合同管理部门处理。



第六步：公司领导审批同意之后，合同审批完毕。经办人从合同管理系统中打印并装订合同文本，最好首先交由合同对方先行签字盖章。合同经办人员因审查是否明确签署合同签订日期。因为签字日期直接关系到合同生效的时间。如果未明确签署合同签字日期，可能使合同生效时间无法确定。现实中，此类情况较多。另外，还应该核实签字日期是否在公司审批和授权完成之后。如果在审批和授权完成之前，则在第三方审计时可能出现问题。



合同经办人员将对方签章完毕的合同及归档所需的背景文件送交公司法律部门，由合同管理员负责办理签章手续。



合同管理员在签章之前，应就纸质合同进行如下审查：



1、审查对方代表的签字；



2、审查对方的盖章；



3、审查经办人员是否按照要求在合同正文及附件上页签，提供的背景资料是否符合合同档案归档的要求等。



经审核，如合同对方的签章合法有效，拟归档的纸质合同文本及相关背景资料完整齐备，且经办人员已按要求页签等，则合同管理员根据规定将合同送交公司领导签字并加盖公司合同专用章、公司骑缝章。签章完毕，合同生效后，相关部门根据公司档案管理办法的规定归档实物合同，建立合同台账。需交他方的合同，由合同经办人员负责送达。