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书写欠条、收据等字据的法律风险
作者：超级账号5 律师 时间：2015年05月20日
书写欠条、收据等字据的法律风险
由于欠条、收据等写作不规范，许多案件双方当事人的陈述真假难辩，法官只能依据法律事实、证据规则或者经验法则来定案。真相如何，局外人不可得知，判案要凭借证据，证据的认证依据是证据规则。
法院在审理案件时，经常遇到的欠条、收据等字据不规范的情况，存有瑕疵的“证据”虽然可能不致于影响法院的公正裁决，但正是由于这些不规范的地方，致使债权人对能否通过法律途径维护权益产生了深深疑问。
因此，只有欠条、收据等字据实现了规范写作，才能有效防范字据本身潜在的法律风险。事前预防优于事后解决，未雨绸缪远胜亡羊补牢。只有规范、缜密、明确，才会更加放心。
【1、要求书写字据，注意妥善保存】
根据最高人民法院《关于人民法院审理借贷案件的若干意见》第四条的规定：人民法院审查借贷案件时，应要求原告提供书面证据；无书面证据的，应提供必要的事实证据。对于不具备上述条件的起诉，裁定不予受理。由此可见，出借双方书写相关字据很有必要。空口无凭，立据为证，如若都能善意依约履行，善莫大焉，若有一方不能依约履行，另一方举证不能，则会陷入被动。因此，字据不仅要立，而且还要立得规范，并妥善保存。
【2、格式应规范、清晰】
建议使用欠条、收据等字据的规范格式。一个完整的欠条主要包括四个要件：债权人、债务人、欠款内容以及归还时间，当然还包括签名及时间等内容；收据则应包括五个要件：交纳人、收取人、交付理由、交付内容以及交付时间。正规制作、填充式的字据（商店有售）一般都能反应上述内容，使人一目了然，当事人双方的权利义务关系十分明确。
【3、形式注意事项】
书写字据，字里行间，不宜有空格空行，否则容易被持据人增写其他内容。
不要用易褪色、变色的笔水书写，钢笔最好用黑墨水或者蓝黑墨水，黑色水笔亦可。若用铅笔、圆珠笔或其他易褪色的墨水写字据，遭遇保存不当受潮或水浸时，字迹会变得模糊不清，亦可能为别有用心者利用化学制剂涂改制造良机。
【4、标的物、金额应写清楚】
借款、还款，借物、还物，皆应写清楚金额、数量，最好使用大写数字，以防止涂改和伪造。是财，是物，要分清，不要模糊、混淆。
涉及数字部分，宜用大写，大小写兼而有之或然更好。有小写而没有大写，大小写不一致，数字前头有空格，小数点位置不准确等，这些都便于持据人添加数字或修改，进而引发纠纷。
如“货款计拾捌万人民币（180000万元）”，此为常见之失误；阿拉伯数字末尾加个零，数额便会骤然巨变。
【5、内容表述要清晰】
语句不可大意，顺序不能颠倒，“借到张三”与“张三借到”便有天壤之别；不要将“欠条”与“收据”相互改制，相关涂抹会为纠纷埋下伏笔；不要把“欠条”变为“借条”，有些企业拖欠员工工资，向民工出具借款“借条”而非公司拖欠工资的“欠条”，如此，一字之差，劳资纠纷瞬间转变成民事借贷纠纷。
如，李三借钱给张四人民币32万元，张四立字据“今收李三人民币32万元整。”如此，极易引发争议，争议点在“收”字上，这个“收”既可以理解为“张四收到李三的还款人民币32万元整”，又可理解为“张四收到李三的借款人民币32万元整”，收到的是借款还是还款，难以分清，李三陷入官司的被动。
有的字据将“买”写成“卖”、“收”写成“付”等，虽只是一字之差，但都极容易颠倒是非。多音字“还”也时常引发争议，如借条一份：“霍某借柳某现金50000元，现还欠款5000元”。这里的“还”字因有两个读音，既可理解为“huan，归还”，又可解释为“hai，尚欠”。
【6、签名盖章不可小视】
署名要署真名，化名、代号、名字谐音都不规范，最好以身份证上姓名为准，免得引发纠纷。由别人代笔书写字据或代笔签名，而本人只在上面按一个手印，也容易引发纠纷。有些人习惯于盖章，但盖私章在法律上的效力并不高，没有备案的私章谁都能刻，但笔迹却是各具特色。时常见香港人以一个或者几个英文字母简易签名，难以认清，在与香港人进行商业往来时，最好让其签全名。
单位应注明单位名称，并加盖单位公章。单位印鉴应当规范，字据上最好加盖最高效力的公章，若加盖“某公司行政专用章”、“收欠款专用章”、“仓库专用章”或者其他小章，要严密关注，谨防对方拒绝承认拥有这些部门章、小章。
个人、单位应写全称，而不宜用简写、代号、化名。如“今欠司马先生货款2000元”中“司马先生”指称不明；如“今欠长城公司材料款38万元”中的“长城公司”指称不明。
签字、盖章要各方当事人皆在现场，以防被人冒充、替换。
【7、时间应写清】
出具字据的时间，行使权利、履行义务的时间，都应当清晰、明了。同时，书写年月日时要注意技巧，谨防被人修改，如“1997年”可能被修改为“1999年”，“7月”亦可能被修改为“2月”或“9月”。曾看到认真的当事人书写字据落款日期，遵守《正确填写票据和结算凭证的基本规定》中关于票据出票日期的书写规定，值得提倡。不署日期的字据一旦发生纠纷，事实真相难以查清，对诉讼时效的确定也容易造成困难。
对约定有履行义务期限的字据，要在应履行义务之日起一定期限内向人民法院起诉主张权利，若无诉讼时效中止，中断，延长情形的，就会丧失胜诉权。
【8、利率要注明】
《合同法》第211条第一款规定：自然人之间的借款合同对利息没有约定或约定不明确的，视为不支付利息。依照相关法律规定，民间借贷的利率可以适当高于银行利率，但最高不得超过银行同期贷款利率的四倍(包含利率本数)，超出此限度的，超出部分的利息不予保护，而且，出借人不得将利息计入本金谋取高利，若是将利息计入本金计算复利的，其利率超出前述四倍限度时，超出部分的利息不予保护。借贷双方对约定的利率发生争议，可依据举证责任，参照前述四倍限度内的标准计息。
公民之间的定期无息借贷，出借人要求借款人偿付逾期利息，或者不定期无息贷款经催告不还，出借人要求偿付催告后利息的，可参照银行同类贷款的利率计息。
因此，在民间借贷中，对利息的约定应当慎重，在约定明确的同时，要符合相关法律规定。所以，在民间借贷中，对利息的约定一定要符合法律规定，并且要约定明确，不要因系亲朋好友，碍着面子口头约定而不书面写明收取利息及利息标准。
利率利息分不清，也容易产生纠纷。如张大民立借据：“今欠王麻子人民币8万元，利息2分，8个月内还清”。借钱是事实，但约定利息是每月2分钱，还是月利率2分，难以说清。此种情况，已有判例，认定为约定不明，为公平起见，法院判令张大民按银行同期贷款利率支付王麻子相应利息。但是，要注意的是，中国非判例法国家，上述判例只能对其他类似案件有参考价值，但不会受到援引。
利率和利息是两个不同的概念，将2分利率写成2分利息，或写成0.2分利息，或写成0.2％利息,都是不恰当的。利率是利息和本金的比率，主要表示方法有：1）年利率：用“%”表示；2）月利率，用“‰”表示；3）日利率，用“/万”表示。无论是银行还是民间借贷约定利息的时候，文字表述均应用“利率”，银行放贷利率通常按月计算，用“‰”表示，2分的利率就是20‰（即2%），月利率五厘六即为5.6‰。
【9、注意认真核对字据】
在书写字据后，双方应当认真核对，如有漏洞或者差错，应当立即修正，最好是先写好草稿，而后照定稿抄写。必要时，可找第三人对字据字斟句酌，切忌稀里糊涂就签字、盖章。
【10、字据的效力确定】
一方以欺诈、胁迫等手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下所形成的“字据”，受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销；婚姻、感情之债的欠条，不受法律保护，应为无效；借款时，出借人务必要问明对方的借款用途，如果明知借款人将用于非法活动，比如，走私、诈骗、买卖毒品或者贩卖枪支等非法活动时，就应当断然拒绝，否则，如此以合法形式掩盖非法目的的借款不受法律保护。
【11、要妥善保存字据】
注意保存字据的完整，缺角或者缺字的字据，其证据效力就可能有所减弱。为维护自身合法权益，要注意保全证据，一般情况下要保存好字据原件及复印件。若对方骗取字据后，立即销毁会导致事实难以说清的结局。如遇对方抢夺或者暴力抢夺字据，而后将其撕毁，以达到不履行债务之目的，就应当及时报案，对方涉嫌抢夺罪、抢劫罪，如此，公安部门办案人员可立即做笔录，对字据的事实可以起到证明作用。偷窃欠条，亦可能涉嫌盗窃罪。
【12、商业交往特别注意】
业务往来手续不清，易起事端，常见情况是，对方未付钱，己方无完善字据，亦无其他价目表或者价格清单。每批货物交付后，应当立即填写《送货单》、《进料验收单》等字据，并要求对方签字盖章。送了货物后，应当即时结算，在把所有款项算清后，应当尽快制作结账单，当场不能给付报酬的，结账手续做完后，应立即书写新的字据，此时，切记要将结账前发生的收条、欠条、收据予以收回，一时不能收回的，结账单上注明“在此之前一切字据均作废。”
【13、善后处理】
还款时，要记着索回欠条，如对方称一时找不到欠条，应让其写一张收据留存，并注明“此前欠条作废”，这样才不会给日后留下隐患。债权债务关系终结后，相关字据或者销毁，或者存档。
由于欠条、收据等写作不规范，许多案件双方当事人的陈述真假难辩，法官只能依据法律事实、证据规则或者经验法则来定案。真相如何，局外人不可得知，判案要凭借证据，证据的认证依据是证据规则。
法院在审理案件时，经常遇到的欠条、收据等字据不规范的情况，存有瑕疵的“证据”虽然可能不致于影响法院的公正裁决，但正是由于这些不规范的地方，致使债权人对能否通过法律途径维护权益产生了深深疑问。
因此，只有欠条、收据等字据实现了规范写作，才能有效防范字据本身潜在的法律风险。事前预防优于事后解决，未雨绸缪远胜亡羊补牢。只有规范、缜密、明确，才会更加放心。
【1、要求书写字据，注意妥善保存】
根据最高人民法院《关于人民法院审理借贷案件的若干意见》第四条的规定：人民法院审查借贷案件时，应要求原告提供书面证据；无书面证据的，应提供必要的事实证据。对于不具备上述条件的起诉，裁定不予受理。由此可见，出借双方书写相关字据很有必要。空口无凭，立据为证，如若都能善意依约履行，善莫大焉，若有一方不能依约履行，另一方举证不能，则会陷入被动。因此，字据不仅要立，而且还要立得规范，并妥善保存。
【2、格式应规范、清晰】
建议使用欠条、收据等字据的规范格式。一个完整的欠条主要包括四个要件：债权人、债务人、欠款内容以及归还时间，当然还包括签名及时间等内容；收据则应包括五个要件：交纳人、收取人、交付理由、交付内容以及交付时间。正规制作、填充式的字据（商店有售）一般都能反应上述内容，使人一目了然，当事人双方的权利义务关系十分明确。
【3、形式注意事项】
书写字据，字里行间，不宜有空格空行，否则容易被持据人增写其他内容。
不要用易褪色、变色的笔水书写，钢笔最好用黑墨水或者蓝黑墨水，黑色水笔亦可。若用铅笔、圆珠笔或其他易褪色的墨水写字据，遭遇保存不当受潮或水浸时，字迹会变得模糊不清，亦可能为别有用心者利用化学制剂涂改制造良机。
【4、标的物、金额应写清楚】
借款、还款，借物、还物，皆应写清楚金额、数量，最好使用大写数字，以防止涂改和伪造。是财，是物，要分清，不要模糊、混淆。
涉及数字部分，宜用大写，大小写兼而有之或然更好。有小写而没有大写，大小写不一致，数字前头有空格，小数点位置不准确等，这些都便于持据人添加数字或修改，进而引发纠纷。
如“货款计拾捌万人民币（180000万元）”，此为常见之失误；阿拉伯数字末尾加个零，数额便会骤然巨变。
【5、内容表述要清晰】
语句不可大意，顺序不能颠倒，“借到张三”与“张三借到”便有天壤之别；不要将“欠条”与“收据”相互改制，相关涂抹会为纠纷埋下伏笔；不要把“欠条”变为“借条”，有些企业拖欠员工工资，向民工出具借款“借条”而非公司拖欠工资的“欠条”，如此，一字之差，劳资纠纷瞬间转变成民事借贷纠纷。
如，李三借钱给张四人民币32万元，张四立字据“今收李三人民币32万元整。”如此，极易引发争议，争议点在“收”字上，这个“收”既可以理解为“张四收到李三的还款人民币32万元整”，又可理解为“张四收到李三的借款人民币32万元整”，收到的是借款还是还款，难以分清，李三陷入官司的被动。
有的字据将“买”写成“卖”、“收”写成“付”等，虽只是一字之差，但都极容易颠倒是非。多音字“还”也时常引发争议，如借条一份：“霍某借柳某现金50000元，现还欠款5000元”。这里的“还”字因有两个读音，既可理解为“huan，归还”，又可解释为“hai，尚欠”。
【6、签名盖章不可小视】
署名要署真名，化名、代号、名字谐音都不规范，最好以身份证上姓名为准，免得引发纠纷。由别人代笔书写字据或代笔签名，而本人只在上面按一个手印，也容易引发纠纷。有些人习惯于盖章，但盖私章在法律上的效力并不高，没有备案的私章谁都能刻，但笔迹却是各具特色。时常见香港人以一个或者几个英文字母简易签名，难以认清，在与香港人进行商业往来时，最好让其签全名。
单位应注明单位名称，并加盖单位公章。单位印鉴应当规范，字据上最好加盖最高效力的公章，若加盖“某公司行政专用章”、“收欠款专用章”、“仓库专用章”或者其他小章，要严密关注，谨防对方拒绝承认拥有这些部门章、小章。
个人、单位应写全称，而不宜用简写、代号、化名。如“今欠司马先生货款2000元”中“司马先生”指称不明；如“今欠长城公司材料款38万元”中的“长城公司”指称不明。
签字、盖章要各方当事人皆在现场，以防被人冒充、替换。
【7、时间应写清】
出具字据的时间，行使权利、履行义务的时间，都应当清晰、明了。同时，书写年月日时要注意技巧，谨防被人修改，如“1997年”可能被修改为“1999年”，“7月”亦可能被修改为“2月”或“9月”。曾看到认真的当事人书写字据落款日期，遵守《正确填写票据和结算凭证的基本规定》中关于票据出票日期的书写规定，值得提倡。不署日期的字据一旦发生纠纷，事实真相难以查清，对诉讼时效的确定也容易造成困难。
对约定有履行义务期限的字据，要在应履行义务之日起一定期限内向人民法院起诉主张权利，若无诉讼时效中止，中断，延长情形的，就会丧失胜诉权。
【8、利率要注明】
《合同法》第211条第一款规定：自然人之间的借款合同对利息没有约定或约定不明确的，视为不支付利息。依照相关法律规定，民间借贷的利率可以适当高于银行利率，但最高不得超过银行同期贷款利率的四倍(包含利率本数)，超出此限度的，超出部分的利息不予保护，而且，出借人不得将利息计入本金谋取高利，若是将利息计入本金计算复利的，其利率超出前述四倍限度时，超出部分的利息不予保护。借贷双方对约定的利率发生争议，可依据举证责任，参照前述四倍限度内的标准计息。
公民之间的定期无息借贷，出借人要求借款人偿付逾期利息，或者不定期无息贷款经催告不还，出借人要求偿付催告后利息的，可参照银行同类贷款的利率计息。
因此，在民间借贷中，对利息的约定应当慎重，在约定明确的同时，要符合相关法律规定。所以，在民间借贷中，对利息的约定一定要符合法律规定，并且要约定明确，不要因系亲朋好友，碍着面子口头约定而不书面写明收取利息及利息标准。
利率利息分不清，也容易产生纠纷。如张大民立借据：“今欠王麻子人民币8万元，利息2分，8个月内还清”。借钱是事实，但约定利息是每月2分钱，还是月利率2分，难以说清。此种情况，已有判例，认定为约定不明，为公平起见，法院判令张大民按银行同期贷款利率支付王麻子相应利息。但是，要注意的是，中国非判例法国家，上述判例只能对其他类似案件有参考价值，但不会受到援引。
利率和利息是两个不同的概念，将2分利率写成2分利息，或写成0.2分利息，或写成0.2％利息,都是不恰当的。利率是利息和本金的比率，主要表示方法有：1）年利率：用“%”表示；2）月利率，用“‰”表示；3）日利率，用“/万”表示。无论是银行还是民间借贷约定利息的时候，文字表述均应用“利率”，银行放贷利率通常按月计算，用“‰”表示，2分的利率就是20‰（即2%），月利率五厘六即为5.6‰。
【9、注意认真核对字据】
在书写字据后，双方应当认真核对，如有漏洞或者差错，应当立即修正，最好是先写好草稿，而后照定稿抄写。必要时，可找第三人对字据字斟句酌，切忌稀里糊涂就签字、盖章。
【10、字据的效力确定】
一方以欺诈、胁迫等手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下所形成的“字据”，受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销；婚姻、感情之债的欠条，不受法律保护，应为无效；借款时，出借人务必要问明对方的借款用途，如果明知借款人将用于非法活动，比如，走私、诈骗、买卖毒品或者贩卖枪支等非法活动时，就应当断然拒绝，否则，如此以合法形式掩盖非法目的的借款不受法律保护。
【11、要妥善保存字据】
注意保存字据的完整，缺角或者缺字的字据，其证据效力就可能有所减弱。为维护自身合法权益，要注意保全证据，一般情况下要保存好字据原件及复印件。若对方骗取字据后，立即销毁会导致事实难以说清的结局。如遇对方抢夺或者暴力抢夺字据，而后将其撕毁，以达到不履行债务之目的，就应当及时报案，对方涉嫌抢夺罪、抢劫罪，如此，公安部门办案人员可立即做笔录，对字据的事实可以起到证明作用。偷窃欠条，亦可能涉嫌盗窃罪。
【12、商业交往特别注意】
业务往来手续不清，易起事端，常见情况是，对方未付钱，己方无完善字据，亦无其他价目表或者价格清单。每批货物交付后，应当立即填写《送货单》、《进料验收单》等字据，并要求对方签字盖章。送了货物后，应当即时结算，在把所有款项算清后，应当尽快制作结账单，当场不能给付报酬的，结账手续做完后，应立即书写新的字据，此时，切记要将结账前发生的收条、欠条、收据予以收回，一时不能收回的，结账单上注明“在此之前一切字据均作废。”
【13、善后处理】
还款时，要记着索回欠条，如对方称一时找不到欠条，应让其写一张收据留存，并注明“此前欠条作废”，这样才不会给日后留下隐患。债权债务关系终结后，相关字据或者销毁，或者存档。
