摘要:
在移动互联网时代,随着全球经济的高速发展,越来越多的民营企业走向世界舞台,是机遇也是挑战,有成功也有失败。经历过阵痛,总结过往,企业家们逐渐意识到企业合规运营的重要性。合规不只是企业经营外在表现的合法经营;合规更深层的含义是企业内部管理上的规则与文化,从这一点看,合规被赋予了更多人文色彩。在提倡规则与共享的时代,企业的合规建设直接影响人才的吸引与培养、企业文化的塑造与传承。
为助力中国企业合规运营,我们应当向企业解读合规,以及合规服务包括哪些内容;我们应当建设专业的企业合规服务团队,并让团队具备合规属性;我们应当总结合规服务的方式方法,实现律师合规服务的价值。
本文分三个部分:第一部分,合规的解读与内容。归纳和总结了合规与企业风险管理、公司治理、企业内控的特性和共性;合规服务分类的必要性;总结了合规服务的六大板块及内容。第二部分,合规服务团队的打造。以六大板块为基础,明确了合规服务团队的服务对象、专业领域,并进行知识管理、团队文化的打造,树立合规服务团队的专业形象。第三部分,合规服务的探索。通过寻找合规服务的切入点,探索合规服务的产品化,总结合规服务的手段与方法,助力企业的蓬勃发展。
关键词:企业合规服务 合规服务 团队建设 知识管理
一、 合规的解读与内容
(一)合规的含义
1. “合规”、企业风险管理、公司治理、企业内控概念的出处
“合规”一词最早出现在银行、证券、保险等金融行业管理制度中,为了保证储户、投资人、投保人的资金安全,要求金融机构在内部管理上保障每笔资金的使用符合法律、法规和行业准则。2006年10月20日中国银行业监督管理委员会印发的《商业银行合规风险管理指引》第3条第二款规定:本指引所称合规,是指商业银行的经营活动与法律、规则和准则相一致。”“最早的企业合规,并不是所有的企业都面临的任务,而是集中在银行等金融行业。”[①]因此,“合规”一词进入大众视野是从金融领域开始的,其目的是保障资金使用的安全。
为监督和保障中央企业财产的安全,2006年6月6日,国务院国有资产监督管理委员会以通知的形式,印发了《中央企业全面风险管理指引》(国资发改革[2006]108号)。“企业风险管理”正式从国家层面提出,其目的是保障国有资产的安全。
随后,国家标准化管理委员会出台了一系列的文件来规范中央企业的风险管理。《风险管理原则与实施指南》(GB/T 24353-2009) 、《公司治理风险管理指南》(GB/T 26317-2010) 、《企业法律风险管理指南》(GB/T 27914-2011) 、《风险管理风险评估技术》(GB/T 27921-2011) 、《风险管理术语》(GB/T 23694-2013)等。该系列文件以中央企业为示范,其中的内容、流程及方法对于民营企业也有很高的风险管理指导意义。
关于公司治理,本为经济学名词。企业中存在的两个“权”,即所有权和经营权,二者是分离的。企业的所有权人向管理者授权,经营权人获得授权后,以实现经营目标为目的实施经营计划。公司治理,是构建在企业“所有权”层面上的,为实现所有权人向管理权人科学的授权,并对该授权进行科学的监管。从《公司法》角度讲,就是股东(大)会对董事、监事、高级管理人员的授权,董事、监事、高级管理人员向股东(大)会负责的相关权利义务的平衡机制。吴敬琏教授在1994年出版的《现代公司与企业改革》一书中曾指出公司治理结构是指由所有者、董事会和高级执行人员即高级经理人员三者组成的一种组织结构。要完善公司治理结构,就要明确划分股东、董事会、经理人员各自的权利、责任和利益,从而形成三者之间的关系。公司治理是一个相互关联、互相支持、互相负责、互相平衡的一种管理结构,目的是为实现公司法人人格独立的制度建设。
企业内控要求企业内部运营必须符合规章制度与流程管理,是对企业人力资源部、财务部、行政部、业务部等部门的职能和工作流程实行有效监控的系统性活动。企业内控要求保证前述部门管理的相关数据信息的准确性、真实性、有效性、及时性;要求各部门之间协作高效、及时;要求对外经营活动的合法性。企业内控实施的优劣是对管理者管理权能的评价,其目的是对管理者管理能力的考核。
2. 合规、企业风险管理、公司治理、企业内控的共性
无论是为资金使用的安全、国有资产的安全、实现公司法人人格独立的制度建设,还是对管理者管理能力的考核,在现代企业建设和发展实践中,都需要实现法律在企业管理中的应用。
合规理论发展至今,其应用对象、含义、内容切实需要明确的注释和分类。2017年12月29日,国家质检总局、国家标准化管理委员会发布《合规管理体系 指南》(GB/T 35770-2017)(以下简称《合规指南》),该指南对适用主体的范围进行了定义,“组织的概念包括,但不限于个体经营者、公司、集团、商行、企事业单位、权力机构、合伙企业、慈善机构或研究机构,或上述组织的部分或组合,无论是否为法人组织,公有或私有的。”遗憾的是,该指南未对合规进行明确的定义和内容的划分。
笔者认为,从最初的“合规”应用领域、中央企业的风险管理、维护法人人格独立的公司治理,到追求管理能力考核的企业内控标准,这些都是企业在生产经营过程中“法律+管理”的表现形式。只有将法律规定落实到企业的日常管理中,才可能产生对相关权益进行保障和监督的效果。这是对与合规相关的名词作出的共性总结。
3. 合规的含义是法律在企业管理中的应用,即“法律+管理”
企业在合规运营层面如果出了问题,企业无法形成文化特质、管理规则、运营流程,使得企业内部管理无章法和外部合作无竞争力。与国家依法治国的方针政策一样,企业内部合规运营的终极目标,是企业建立自己的内部规则。这种规则的建立需要律师的服务,在法治社会,律师是学习规则、研究规则、最懂规则的社会群体。
法律顾问服务只有落实到企业管理中,才可能实现企业合规的目的;相反,不能落地的法律服务无法得到企业的认可。将法律服务落实到企业管理中,实现法律在企业管理中的应用,是每个企业合规服务团队的使命。
法律与管理相结合,是经济发展对传统企业法律顾问服务的客观要求,是传统法律顾问服务的升级,这种升级后的企业法律顾问服务,就是本文所说的“合规服务”。
那么合规服务的实现,应当从哪些方面入手呢?这里首先需要明确一个问题,就是合规服务的内容分类问题。
(二)合规服务分类的必要性
1. 常法服务分类的现状
合规服务,在律师业务分类中被视为非诉业务。但笔者认为,合规服务的对象是企业,在面向企业提供合规服务时,应当包括诉讼业务和非诉业务,不易将非诉业务和诉讼业务拆分,而应将服务形成闭环,正是有了非诉业务的前期合规服务,才能在出现诉讼业务纠纷时提供有效的诉讼服务处理方案。
目前,在律师业务市场上存在不同的企业常年法律顾问服务(简称“常法服务”,合规服务是常法服务的升级),律师事务所对常法服务的内容有不同的归纳。例如,北京天同律师事务所的无讼法务将常法服务分为:劳动人事、公司股权、知识产权、企业诉讼、涉外服务;广东摩金律师事务所将常法服务分为:劳动人事、商业交易、公司股权、知识产权以及争议解决;北京极光律师事务所将常法服务分为:劳动人事、知识产权、合同起草审查、商务谈判、法律培训、股权激励、商业模式合规、企业管理咨询。
前述几家律师事务所对常法服务的研究和探索一直走在全国的前列,将服务内容分类无私分享给了律师同行们,起到了带头作用。笔者在研究合规服务内容和分类时,对这几家律师事务所分享的内容进行了学习与借鉴,认为分类的目的应当有延伸性,从服务端到客户端应当是连贯的,结合法律专业背景应当具有体系性和迭代性。
2. 合规服务分类的目的和作用
(1)合规服务团队的建设
合规服务的提供者是由律师组成的合规服务团队,律师业务虽说属于轻资产的服务行业,但其提供的服务内容来源于法律知识专业技能的应用。专业水平的提升需要律师不断的学习,不断钻研相关业务,才会有能力处理社会经济发展所带来的新型法律问题。
合规服务的对象是企业,企业合规服务是系统性服务,需要团队协作才能完成。而团队的建设需要将不同类型的合规服务进行分类,从易到难提炼出不同类型的服务标准,让团队不同能力的成员分工处理,能够避免重复性工作,而这些工作需要合规服务团队具有强大的知识管理能力,来建立知识管理体系。
合规服务团队中知识管理体系如何划分?需要对合规服务内容进行科学的分类,笔者认为,从律师的习惯性思维和知识体系的特点出发,以部门法为基础进行分类最为科学,最适合律师知识管理结构的搭建。同时,结合各行业企业管理的特点来调整这种分类的科学性与合理性。有效的知识管理体系,有助于合规服务团队成员的成长,有助于合规服务团队专业标准的传承,更有助于高端合规服务的研发。该部分内容将在第二部分进行详细阐述。
(2)合规服务与市场报价
合规服务的前身是传统常法服务,目前多表现为“问而顾,不问不顾”的状态。科学的合规服务分类有助于开发和拓展服务边界、服务标准及服务方式,变被动服务为主动服务,增强合规服务团队与企业的粘合度,从而扩大合规服务范围,提高服务转化率。
由于传统常法服务的特点,经常发生第二年续约难的尴尬问题。如一家企业在合规服务记录中显示业务模式相对稳定,一年没有发生纠纷、没有发生战略合作,在服务期满时,很难以原来的标准续签服务合同。
在传统常法服务中,诉讼业务和非诉业务都是或然发生的,是传统服务存在缺陷的主要原因,在进行市场报价时,很难给出具体的服务内容。而科学的合规服务分类,能够将服务内容不断细化,从而有利于向企业呈现更加直观的服务成果与服务价值。
(三)律师为企业提供合规服务的六大板块
1. 六大板块源自企业运营的标准动作
企业的合规需求与去医院就诊的患者很相似,存在或然性发生的特点。对律师业务或然性进行解析,会发现每个企业运营都存在必然的服务需求,例如,股东权益、劳动者关系、合同管理、税收策划、知识产权、规章制度与流程管理。如常法服务分类现状部分提到的常法服务内容包括劳动人事、商业交易、公司股权、知识产权、合同起草审查、商务谈判、法律培训、股权激励、商业模式合规、企业管理咨询、企业诉讼、涉外服务;以及其他内容分类包括规章制度与流程管理、项目招/投标、PPP项目、企业发债、新三板挂牌、并购重组等。这些服务内容分类,存在法律关系重合的情况,存在或然发生的情况,存在法律关系延伸服务的问题。
基于这种或然性和必然性,为了让合规服务更具层次感和逻辑性,我们将合规服务分为标准动作与战略动作:标准动作为必然性需求,战略动作为或然性需求。
经过对标准动作的提练,我们将标准动作总结为六大板块(三个层次):与人有关的,股东权益和劳动者关系;与业务有关的,合同管理、税收策划、知识产权;与管理有关的(人如何实施业务),规章制度与流程管理。
六大板块的分类是一般企业都会发生的刚性需求,三个层次的划分,能够通过企业运营特点,得到合理性验证。
2. 六大板块之标准动作的增值服务
如果说标准动作是基础法律服务,那么标准动作的增值服务,是基础法律服务外的法律应用服务。如,劳动者关系中的非全日制用工设计。为了更清晰的传达该部分内容,其他例举,以表1为例。
表1:企业常年合规服务和增值服务
板块
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常年合规服务内容
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增值服务内容
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股东权益
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(1)企业组织形式的确认 (2)股东特质解析 (3)股东在项目主体的任职确认 (4)项目主体《章程》设计等
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(1)与目标主体股权激励有关的股权池设计 (2)股权代持 (3)持股平台设计等
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劳动者关系
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(1)《劳动合同》,及《劳务协议》《实习协议》《非全日制劳动合同》 (2)《保密协议》 (3)《竞业限制协议》 (4)《培训协议》 (5)《劳务派遣协议》等
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(1)特殊工时制的设计 (2)非全日制用工设计 (3)高级管理人员股权激励设计 (4)员工绩效考核设计等
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合同管理
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(1)制作业务合同范本 (2)日常业务类合同拟定与审核 (3)日常行政类合同拟定与审核 (4)常规业务合作类法律文件等
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(1)合同台账管理、合同大数据报告 (2)大额合同尽职调查报告 (3)内部审核审批流程设计 (4)合同档案管理等
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知识产权
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*因行业特点比照右侧增值服务内容
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(1)商业秘密保护类法律文件 (2)商标权保护类法律文件 (3)著作权保护类法律文件 (4)专利权保护类法律文件等
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规章制度与流程管理
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(1)项目主体组织架构设计 (2)《员工手册》
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(1)股东会会议制度 (2)董事会会议制度 (3)合同、行政、人事、财务审批流程设计 (4)部门知识管理、规章制度与流程管理设计等
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税收策划
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*因企业需求比照右侧增值服务内容
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(1)项目主体企业所得税、增值税税收策划 (2)股东股息红利个人所得税税收策划 (3)税收平台设计 (4)大额合同条款税收策划设计等
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3. 六大板块之战略动作
与标准动作相对应的是战略动作,需要综合运用六大板块内容的专项服务。例如,并购重组专项法律服务,需要运用股东权益、劳动者关系、税收策划、知识产权、合同管理、规章制度与流程管理六大板块的综合法律服务。其他例举,以表2为例。
表2: 企业专项合规服务
服务
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专项合规服务项目
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备注
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项目主体设立(项目合作)
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(1)针对合作方的信用、团队能力、过往业绩、纠纷公示等制作《尽职调查报告》 (2)项目初始谈判资料准备及方案的设计 (3)《合作意向书》内容条款谈判; (4)为设立项目主体签约《合作协议》/《股东协议》 (5)《合伙协议》/项目公司《章程》
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· 含项目主体企业组织形式设计 · 含组织架构设计 · 含税收策划平台设计 · 含股东控制权、分红权、表决权、知情权设计 · 合伙人/股东在项目主体中的任职设计 · 股权转让与股东退出机制设计等
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股权融资/股权转让
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(1)针对投资人的信用、团队能力、过往业绩、纠纷公示制作《投资人尽职调查报告》 (2)无形资产梳理(商标、知识产权、商业秘密) (3)参与项目谈判资料准备及谈判方案设计 (4)制作《股东会决议》 (5)修改公司《章程》
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· 含组织架构设计 · 含税收策划设计 · 含股东控制权、分红权、表决权、知情权设计 · 对赌条款设计 · 股权的转让与股东的退出等
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项目招/投标
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(1)招标文件制作/招标文件分析 (2)开标流程设计/投标文件制作 (3)项目法律文件制作/审核 (4)参与招/投标谈判设计 (5)制作项目实施合规《法律意见书》
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· 含招/投标合规风险评估 · 含向招/投标单位送达项目实施进展情况的沟通文件的制作 · 含项目签约过程中的合规咨询 · 参与项目签约等
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并购重组
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(1)项目企业组织形式设计 (2)《目标企业尽职调查报告》 (3)并购重组相关法律文件制作 (4)参与并购重组谈判方案的设计 (5)制作项目实施合规《法律意见书》
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· 含并购重组合规风险评估 · 含并购重组后的组织架构设计 · 含税收策划 · 含劳动关系处理 · 含无形资产保护设计等
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新三板挂牌、IPO
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(1)参与战略规划设计 (2)制作项目实施合规《法律意见书》 (3)参与股份制改造 (4)制作股份有限公司《章程》等
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· 含合规建设实施计划 · 含制度建设与培训 · 含同行业企业挂牌/上市案例整理 · 含现代企业应用技能培训等
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(四)六大板块的解读
将传统的企业法律顾问服务升级为企业“合规服务”,意味着合规服务不再是单一的法律层面的服务,对企业单一的法律服务需要与管理结合,才能发挥合规服务的实质作用,“法律+管理”组成的合规服务是企业法律顾问服务的升级。
前述六大板块的三个层次中,前两个层次,与人和业务有关的是传统法律层面的问题,此处不再赘述。本部分主要解读第三个层次,与管理有关的(人如何实施业务)规章制度与流程管理。
规章制度与流程管理是企业管理者意志的体现,是企业管理者实现管理的工具。企业的规章制度与流程管理,类似于一个国家的法律体系中的实体法与程序法。
笔者刚执业初期为企业提供法律服务的时候,尝试实现法律在企业管理中的应用,但是难度很大。在处理合同纠纷时,由于业务部门负责人履行合同的过失,给企业造成数十万元损失的情形时有发生。由于制度的不完善,风险和损失是企业承担。在年终工作报告中,我们提交了相关法律意见,建议人力资源部门重新调整岗位职责,将“合同履行责任制”写进重要岗位的绩效考核中。然而,该法律意见并没有得到企业足够的重视。这说明,当时企业对法律的应用、对合同的理解还停留在非常初级的阶段,不仅法律的应用与管理是割裂的,合同与业务的实践履行也是脱离的。十几年过去了,这种现象在合规建设完善的企业得到解决,但仍有数量较多的企业未能实现法律的应用与管理相结合。因此,笔者认为,如果无法将法律融入到管理中,提供的法律服务就仅仅停留在形式上的合同审核和“问而顾,不问不顾”的状态,我们提供的法律服务就只能开始于纠纷解决阶段。
另外,我们在提供合规服务的时候,需要了解企业的历史、文化、发展历程、现实情况和发展规划。在提供合规服务前,需要对企业进行全面的“法治体检”。这符合2018年11月1日习近平总书记在民营企业座谈会上的重要讲话精神,符合司法部办公厅《关于印发<关于开展民营企业法治体检专项活动的具体实施方案>的通知》精神、以及2018年11月18日辽宁省律师行业党委、辽宁省律师协会传达和部署的,对全省律师开展民营企业法治体检活动的工作安排。笔者所在团队总结多年合规服务实践经验,组织编写了《辽宁省民营企业法治体检操作指引》,以辽宁省律师协会的名义面向全省律师发布。“法治体检”工作是向企业提供合规服务的前端,类似于医生工作中的望闻问切,这个道理在合规服务中是显而易见的。
管理还有一个层面,是总结企业运营中的规律性工作,形成流程管理,并具体应用到规章制度中。褚时健先生说:“从那以后我就懂得了,做什么事都要会观察,会总结,找到规律。万事万物都有自己的规律,规律搞清楚了,办法就出来了。闷着头做事不动脑子,力气用尽了也不一定有好收获。”
[2]企业管理亦如此。
为了让法律服务落地,实现法律在企业管理中的应用,重视规章制度与流程管理服务,是解决六大板块中前两个层次问题的前提,是合规服务的重要环节。
二、合规服务团队的打造
(一)服务对象
一般而言,律师业务的服务对象,分为组织和个人,《合规指南》将组织定义为:“个体经营者、公司、集团、商行、企事业单位、权力机构、合伙企业、慈善机构或研究机构,或上述组织的部分或组合,无论是否为法人组织,公有或私有的。”笔者团队在研究合规服务的六大板块时,总结曾服务的公司、集团、企事业单位基础合规服务需求,并在此基础上进行科学分类。因此,合规服务的服务对象主要为公司及合伙企业,本文统称为“企业”。
(二)专业领域
六大板块的专业领域,以几大部门法为基础,包括民法、商法、经济法、劳动与社会保障法,其中主要法律应用领域为公司法领域、劳动法领域、合同法领域、知识产权相关法律领域、财税领域,以及婚姻法、继承法、民事诉讼法、民法总则等。
关于刑法,笔者认为,对于长期坚持合规建设的企业,企业内部已经形成合规工作原则,适应合规工作流程,在企业日常运营过程中发生刑事法律责任的情况只占少数,例如,部分上市公司、中央企业。以优质的企业合规服务为前提,笔者未将刑事法律服务纳入合规服务几大板块中。
但是鉴于目前合规运营未全面普及,除部分上市公司、中央企业,众多民营企业合规建设还没有步入正轨,企业内部管理存在严重的不合规操作、企业管理者法律意识淡薄、管理思维落后,存在大量历史遗留的运营隐患,不能排除刑事法律风险。对于提供合规服务的律师团队,对刑法领域的研究仍然应当引起重视。如果加上刑事部分,六大板块的完整表述为“合规服务的6+1”,其中的“1”为刑事板块。
(三)知识管理
从团队建设的角度,以法律专业为服务内容,其核心竞争力是法律应用的专业水平。企业合规服务的核心要务也是要实现法律在企业管理中的应用。法律应用的重要性不言而喻。在团队建设中,这种核心竞争力凝结了团队的力量。知识的传承和合规服务产品的迭代,让团队更具有专业性和识别度。这里需要提到的就是知识管理,当团队有了知识管理,就具有了可持续发展的源动力,就具有了核心竞争力。以生产型企业为例,生产的前提是原材料,经过设计、采购、分类、加工、打磨制造出产品。知识管理,就是团队的原材料,需要汲取、总结、分类、升级、综合应用,并应有统一的标准、流程、版式、结构。
为什么要在合规服务的六大板块中提到知识管理?为什么不以具体的服务内容为知识管理的分类标准?上文已经阐述,随着经济的发展,法律的应用变得多样化,更强调综合性,这种服务是可变的,以可变的服务需求为基础,不利于知识体系的“成长”,我们需要找到一颗不变的“种子”,分解出相同的元素,六大板块就是这颗不变的“种子”。知识管理是以六大板块为基础,不断“开花结果”,实现团队合规服务产品的研发与升级。所以,合规服务六大板块的划分对知识管理的建立意义深远。
(四)团队文化
从团队建设的角度,以法律专业为服务内容,同样需要坚守合规(法律+管理)原则。管理中的文化建设是团队的灵魂,也是所有企业在发展过程中需要解决的问题。我们在提供合规服务时,要向企业传达和输送这种理念,并以自身合规建设经历为实例,分享和交流合规建设的经验和感受,不仅可以增强与企业的粘合度,也可让合规服务更具说服力。
明确的服务对象,明确的专业领域,加上知识管理的源生力量和卓越的团队文化,从四个方面来实现和打造最具价值的合规服务团队。大多数团队解决了前两个问题,而知识管理和文化建设却需要改善的部分。在知识管理建设中,笔者所在团队花了大量的时间来解决知识管理的分类问题,团队成员分工协作、默契配合,形成了团队统一的价值观,找到了团队成员共同的发展目标,建立了初步的团队文化,这个过程对于团队的文化建设非常重要。
三、合规服务的探索
(一)合规服务的切入点
传统观点认为,随着企业进入业务成熟期,企业运营痛点不再是业务来源,而是企业内部管理。随着国家法治建设的深入,企业家逐渐意识到,内部管理的不足最终损害的是企业的利益。在对企业发展生命周期的研究中我们发现,非常多的企业在进入到发展稳定期后,面临着管理缺失的发展瓶颈,究其原因,是管理者在初创期忽视合规建设造成的,尤其是管理者还没有意识到建立企业自己内部规则的重要性。早期企业合规管理能够解决企业可持续发展过程中出现的痛点。
从服务经验中,我们总结出中小企业的发展痛点,其中最突出的三点是:
1. 人才储备不足
中高层领导的岗位职责不清晰,奖励和激励机制不健全,缺乏职业技能培训,从而对现代企业管理模式陌生,个人能力没有日积月累的沉淀,导致多数高级管理人员的工作内容停留在执行层面。
2. 管理手段原始
首席执行官“一言堂”的情况普遍存在,这是人才储备不足的主要原因之一。企业家在创业初期没有进行人才储备,企业内部规则不建全,导致“任老不认专”,所以在二三线城市会出现非常多的中高级管理人员“高薪无高能”的现象。
3. 商业布局混乱
商业布局混乱,多数是因为在创业前期对创业项目的细节认知不足,或者说没有做好充分的心理准备,没有思考发展过程中将会出现的问题和设计解决方案,导致后期的不坚定与动摇。我们发现,很多原本非常有前景的商业项目,因为没有得到专业的合规服务,最终没能实现商业预想,令人惋惜。
找到合规服务的切入点,攻克痛点解决问题,需要建立完善的合规服务体系。上文提到,六大板块是合规团队建设的核心问题。那么,只讲合规服务六大板块,能否达起到服务企业的目的?答案是否定的。合规服务的六大板块是服务的基础元素(原材料),必须利用这些“原材料”将合规服务产品化。
(二)合规服务产品化
1. 从企业需求的角度
在企业合规管理建设中,企业需要解决的是实务问题,这些实务问题是非常具体和形象的,有时会有普遍性,有时会有特殊性。而六大板块是合规服务团队内部建设的基础元素,不适宜向企业直接传递六大板块的概念,需要合规服务团队站在企业的角度,将六大板块以合规服务产品的形式向企业输送。
原因很简单,企业的管理者和员工并非合规专业从业者,我们需要将法律语言和法律元素,通过产品化的特点,翻译成非合规从业人员能够操作的形式。将合规服务加工为合规服务产品,使合规服务产品具备易懂、易操作、有解决问题的效能,产品化的合规服务具备落地和实操的特质,让企业更容易接受。
2. 从团队发展的角度
如果说合规服务的六大板块是合规服务的“种子”,那么合规服务产品就是合规服务“种子”长出来的“枝蔓”,最终最否能硕果累累,取决于果农对树木的细心呵护,即律师将专业法律知识应用到企业合规需求中,经过对服务的细化和专业的研究、总结、归纳,形成丰富多样的法律服务产品。合规产品化,解决了团队协作、团队传承的延续问题,解决了年轻律师成长的难题,释放了老律师处理基础工作的时间,实现了团队管理的结构化和分工化(例如,市场部主要负责合规产品的销售)。所以说,合规产品化,可以让团队更具品牌竞争力和识别度。
3. 从合规服务差异化的角度
日常生活中,我们使用的大多数产品存在不同型号,我们会根据个人需求选择购买,这说明产品的功能性和实用性存在差异,也说明产品都会存在升级和迭代的情况。
合规服务的提升也需要合规服务产品的差异化,将合规服务产品的升级迭代和可复制性,应用到对企业的服务中,适用到不同发展阶段的企业,适用到企业发展过程中遇到的不同项目,充实合规服务产品的种类。笔者所在团队编写《企业合规服务产品手册(共5册)》,分别为总则和针对初创企业、微型企业、小型企业、中型企业的合规服务产品手册。合规服务产品的多样性,有利于合规服务的普及,助力中国企业合规运营。
(三)合规服务的手段与方法
从宏观上讲,构建科学的合规管理体系,对各个行业的有序发展起着一定的推动作用。促进企业的稳定与持续发展,必须优化企业的合规管理。要树立企业领导者的合规运营理念,这个过程不可急于求成,也不可任其发展,需要更多借助于外力,逐步改善企业运营中无处不在的隐患,逐步解决过往企业出现的复杂性和不确定性问题。建议从以下几个方面入手。
1. 树立合规管理理念
“在市场法治环境不够完善的国家,如果我们的企业选择‘入乡随俗’,凭借资本的实力,通过商业贿赂等不合规手段,在短期内攫取高额的利润,只会让我们进入的市场环境变得更加恶劣,一旦风向转变,企业所有的努力和市场优势就可能丧失殆尽。”[3]每一位管理者都应当认清这一点。
企业管理者的理念,决定了企业的价值观。然而,企业的价值观,需要每一位参与者的付出。笔者听过混沌大学的一次分享,感受颇深,“每一个人的选择就是你的价值观,每一个人的选择汇聚成了公司的今天和未来,我们不要把这家公司变成我们都讨厌的样子。我们要一起捍卫我们共同的信仰。”
(1)加强企业管理者的合规意识
从企业管理者抓起,加强对相关管理人员的合规管理培训力度。通过地方工商联、企业协会、行业协会,组织定期的合规内容学习,宣传法治体检的作用,从而鼓励企业管理者积极参与“法治体检”。
(2)管理者主动实践合规
让管理者运用全新的合规理念,组织制定企业运营中的规章制度与流程管理,定期升级和完善合规管理制度,同时管理者要践行确保企业合规管理制度的有效实施,克服传统民营企业管理者不能自制的管理现象。“合规管理的独立性与企业管理者职责的有效执行息息相关。”[4]
(3)员工合规理念的学习与考核
企业内部员工严格按照相关合规管理制度进行业务活动,可以通过规章制度与流程管理的学习进行培养和考核,让合规执行理念和合规文化深入人心,并要结合奖惩和问责体系,推动和激励企业全体员工的合规意识。
2. 搭建合规管理系统
企业的规章制度与流程管理,是管理者管理企业的工具。国家法律法规的制定,涵盖社会生产、生活的方方面面,企业的规章制度与流程管理同样需要涵盖企业运营的方方面面。检验合规管理系统是否有效,最重要的一环是制度的更新。企业的合规管理系统需要随着企业的发展进行调整,调整到企业发展最适合的形态,管理系统的调整是企业稳定运行的基本保障。“除了借助技术升级、品牌形象、客户压力等市场压力,合规本身就是发展战略的核心构件。”[5]企业的合规管理系统有三个调整原则。
(1)长期规划原则
进行制度建设是为了企业更好的发展,合规制度不能阻碍企业的发展,应当助力企业的安全、科学、顺利发展。很多时候,短期内很难看出一项制度的出台是阻碍还是助力,标准和定性的拿捏需要管理者具有高瞻远瞩和统揽大局的气魄和说服力。
(2)中期调整与应急预案兼备原则
制度建设不能“朝令夕改”,也不可“一成不变”,应该有中期的调整和应急预案的设置。一般企业规章制度的中期调整分有半年小总结、全年大总结和以年度为单位进行调整;同时,针对特殊项目,要根据项目特点设计应急预案。应急预案的设计涉及管理者权限的划分,建议将此权限归为企业高层。
(3)保障股东、劳动者权益原则
制度建设无论是站在公司发展角度还是站在业务实施角度,最终是服务于人,从社会层面讲,劳动者权益的保障是首位的;股东权益的保障是管理者权利来源的基础。管理者在处理这两项权益时应当平衡和协调好,只有这样才能让企业在一个平衡的状态下健康发展。
3. 大数据和可视化呈现
合规服务的手段和方法,在移动互联网时代不得不提的是大数据与可视化,这些技术的应用已经进入到社会生活的各个方面。“梳理企业管理和业务流程,识别、评估企业合规风险,建立企业合规风险管理数据库,这是一切合规管理的基础。”[6]在为企业进行合规服务时必须与时俱进,适应时代的发展。企业内部管理需要大数据,合规服务也需要大数据(数据化服务报告、数据化服务产品)。
笔者所在团队在处理日常合规业务中的非诉业务和诉讼业务时,已经采用可视化的表达方式,制作《2017年股权转让纠纷大数据报告》《特殊工时工作制合规设计&大数据报告》《2017年联合办公行业研究报告》等,让合规服务更具有客观性,在客观数据的基础上总结痛点,制定合规解决方案,能够让我们的服务更全面、更具体,这是我们在进行合规服务(无论是诉讼业务还是非诉业务)时的标准动作。
四、结束语
企业合规服务的六大板块的确立,对解决合规服务团队建设的核心问题具有重要意义。笔者在对企业合规服务的六大板块的研究中发现:团队建设的核心问题,是知识管理与文化建设,也是传统企业法律顾问升级为合规服务团队的重要分割点。团队形成了知识管理共识,并能落地实施知识管理,是价值观的体现,文化建设其实就是价值观的建立。建立合规服务团队,是合伙人对共建知识体系的价值观的认可,但在合规学术领域内很少对合规服务的内容进行划分和归类。由于篇幅有限,仅从律师业务层面进行浅析,对如何向企业提供合规服务的层面并未具体涉及。
[①] 杨立新:《企业合规与企业责任》,载《新产经》,2019年第4期。
[2]周桦:《褚时健传》,中信出版集团2016年版,第105页。
[3] 叶晓华:《合规,2019关键之战》,载《董事会》2019年4期。
[4] 韩玉超:《试析我国企业合规管理面临的困境》,载《商场现代化2019年第5期。
[5] 杨力:《中国企业合规的风险点、变化曲线与挑战应对》,载《政法论丛》2017年第2期。
[6] 叶晓华:《合规,2019关键之战》,载《董事会》2019年4期。